Перечень обязательных документов для ТСН, ТСЖ, СНТ, ОНТ

 

Наши клиенты часто спрашивают нас, какие документы обязательно должны быть у ТСН. В данной статье мы поговорим об обязательных документах, которые должны быть у ТСН (ТСЖ) в коттеджном поселке, у ТСН (СНТ и ОНТ), у ТСН (ТСЖ) в многоквартирных домах.

Если Вы не знаете, в чем отличия ТСН, ТСЖ и СНТ (ОНТ), рекомендуем почитать эту статью.

У любого ТСН должны быть следующие документы:

Учредительные документы:

  1. Устав;
  2. Протокол общего собрания собственников о создании Товарищества;
  3. Свидетельство о государственной регистрации Товарищества (с 2017 года — лист записи ЕГРЮЛ);
  4. Свидетельство о постановке на налоговый учет (ИНН).

 

В Товариществах, созданных и функционирующих по Жилищному кодексу РФ (ТСЖ) может быть еще один учредительный документ — протокол заседания правления об избрании председателя правления. Протокол заседания правления составляется в том случае, если уставом Товарищества избрание председателя правления отнесено к компетенции правления.

У любого ТСН должны быть договоры, акты выполненных работ и оказанных услуг

Корпоративные документы

  1. Реестр членов Товарищества;
  2. Реестр собственников, которыми управляет Товарищество;
  3. Копии протоколов всех общих собраний собственников помещений со всеми обязательными приложениями (актуально только для ТСН типа ТСЖ);
  4. Протоколы общих собраний членов Товарищества;
  5. Протоколы заседаний Правления;
  6. Утвержденные сметы доходов и расходов, отчеты об исполнении смет;
  7. Финансово-экономическое обоснование размера взносов (актуально только для ТСН типа СНТ);
  8. Годовой план содержания и ремонта общего имущества, отчет о выполнении такого плана (актуально только для ТСН типа ТСЖ);
  9. Заключения ревизионных проверок Товарищества;
  10. Годовые отчеты о деятельности правления Товарищества (пункт 8.2 части 2 ст. 145 ЖК РФ, актуально только для ТСН типа ТСЖ);
  11. Форма заявления о вступлении в члены Товарищества;
  12. Форма договора с собственниками, которые не вступили в члены Товарищества;
  13. Уведомление ФНС о применении упрощенной системы налогообложения с печатью ФНС о его принятии (если УСН применяется);
  14. Техническая документация и акт о передаче технической документации от застройщика или прежней управляющей организации к ТСН (актуально только для ТСН типа ТСЖ в многоквартирных домах);
  15. Уведомление Роскомнадзора об обработке персональных данных собственников, о применении видеонаблюдения (если оно применяется). Касательно видеонаблюдения отметим, что без этой процедуры информация с камер не будет иметь юридической силы (ч. 2 ст. 55 ГПК РФ и ч. 2 ст. 50 Конституции РФ);
  16. Печать Товарищества (это не документ, но тут укажем, вещь важная);
  17. Расчетный счет, открытый в соответствии с решением общего собрания членов Товарищества (актуально только для ТСН типа СНТ);
  18. Регистрация на специальном сайте органа исполнительной власти субъекта РФ (актуально только для ТСН типа ТСЖ в многоквартирных домах);
  19. Регистрация на специальном сайте органа местного самоуправления муниципального образования, на территории которого ТСН осуществляет свою деятельность (актуально только для ТСН типа ТСЖ в многоквартирных домах).

 

Кадровые документы

Сроки хранения архивных документов определены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень типовых управленческих архивных документов). Соблюдать указанные в Перечне сроки должны все организации, независимо от формы собственности (п. 1.2 Перечня типовых управленческих архивных документов, решение ВАС РФ от 21.02.2012 N 14589/11).

К обязательным кадровым документам для ТСН относятся следующие:

  • Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним. Обязательность договора предусмотрена ст. ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ.

Трудовые договоры (служебные контракты), соглашения, не вошедшие в состав личных дел, должны храниться в организации 75 лет согласно ст. 657 Перечня типовых управленческих архивных документов.

  • Протоколы заседания правления о приеме на работу и увольнении сотрудников (пункт 5 ст. 148 ЖК РФ) – актуально только для ТСН по типу ТСЖ.
  • График отпусков. Наличие графика отпусков, его обязательность для работодателя и работника предусмотрены ст. 123 ТК РФ. Для составления графика отпусков предусмотрена унифицированная форма N Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Согласно ст. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов срок хранения графика предоставления отпусков в организации — один год.
  • Трудовые книжки и книги по их учету. Статья 66 ТК РФ прямо предусматривает обязанность работодателя вести трудовые книжки на каждого работника, для которого эта работа является основной.

Последняя из утвержденных и действующая в настоящее время форма трудовой книжки и вкладыша в нее утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках».

Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации 75 лет (ст. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов).

Помимо трудовых книжек работодатель обязан вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69).

Согласно ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним подлежат хранению в течение 75 лет.

  • Табель учета рабочего времени. Обязанность работодателя по ведению учета рабочего времени закреплена ст. 91 ТК РФ. Формы N Т-12 и N Т-13, применяемые для учета времени, фактически отработанного и (или) не отработанного каждым работником организации, утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Согласно ст. 586 Перечня типовых управленческих архивных документов табели учета рабочего времени хранятся в организации в течение пяти лет,

  • Личная карточка работника (формы N Т-2 и N Т-2ГС(МС)). Обязательность данного документа предусмотрена п. п. 12, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Перечнем типовых управленческих архивных документов установлен срок хранения личных карточек работников 75 лет (ст. 658).

  • Штатное расписание. Работодатель составляет штатное расписание, исходя из норм ст. ст. 15, 57 ТК РФ.

Обязательным условием трудового договора является трудовая функция, заключающаяся в выполнении работы по должности, указанной в штатном расписании.

Следует учитывать, что штатное расписание, а также приказы о внесении в него изменений при проведении мероприятий по сокращению штата или численности работников ТСН — основное доказательство того, что сокращение действительно произошло.

Штатные расписания ТСН и изменения к ним по месту разработки и утверждения имеют постоянный срок хранения (ст. 71 Перечня типовых управленческих архивных документов).

  • Правила внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР) согласно ст. 189 ТК РФ. Допускается наличие только ПВТР, если в них включены нормы об охране труда, о защите персональных данных, оплате труда и премировании и другие положения, с которыми работники ТСН должны быть ознакомлены под роспись. ПВТР в ТСН по типу ТСЖ должны утверждаться общим собранием членов Товарищества (пункт 10 части 2 ст. 145 ЖК РФ).

ПВТР должны храниться в организации в течение одного года после замены новыми (ст. 773 Перечня типовых управленческих архивных документов).

  • Документ, регламентирующий порядок хранения и использования персональных данных работников, например положение о персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ). Согласно п. 8 ст. 86 ТК РФ работники должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, и об их правах и обязанностях в этой области.

Статьей 655 Перечня типовых управленческих архивных документов установлено, что локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников хранятся постоянно по месту их разработки и утверждения.

  • Положение об оплате труда и премировании, если соответствующих условий нет в ПВТР (ст. 135 ТК РФ). Такой локальный нормативный акт будет являться подтверждением обоснованности выплаты (или невыплаты) премий (доплат, надбавок) стимулирующего характера при условии, что в нем содержатся положения о порядке, условиях, размерах начисления и выплаты премии. В ТСН по типу СНТ положение об оплате труда обязательно утверждается общим собранием членов товарищества (пункт 12 части 1 ст. 17 Закона 217-ФЗ).

На основании ст. 411 Перечня типовых управленческих архивных документов положения об оплате труда и премировании работников подлежат постоянному хранению по месту их разработки и утверждения.

  • Локальный нормативный акт, содержащий перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (например, положение о ненормированном рабочем дне), если работникам ТСН трудовым договором установлен такой режим (ст. ст. 57, 101 ТК РФ).

Статьей 570 Перечня типовых управленческих архивных документов установлено, что перечни профессий по месту разработки и утверждения имеют постоянный срок хранения.

  • Локальный нормативный акт, предусматривающий разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ). Таким документом может быть отдельное положение о режимах рабочего времени. Нормы, регулирующие количество частей рабочего дня, их продолжительность, также могут быть включены в ПВТР.
  • Приказ об утверждении расчетного листка. Работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника при выплате заработной платы (ч. 1 ст. 136 ТК РФ): о составных частях заработной платы за соответствующий период; о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат; о размерах и об основаниях произведенных удержаний; об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Если заработная плата перечисляется на банковские карты, то работодателю рекомендуется определить в локальном акте порядок выдачи работникам расчетного листка (письмо Роструда от 18.03.2010 N 739-6-1).

Форма расчетного листка утверждается работодателем (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).

При утверждении расчетного листка рекомендуется издать приказ (распоряжение), поскольку в нем можно разграничить полномочия работников ТСН (например, указать ответственного за извещение работников, дни, в которые оно должно производиться, и др.).

Приказ об утверждении расчетного листка подлежит хранению 75 лет (ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов).

  • График сменности. Статьей 103 ТК РФ установлено, что если в ТСН применяется сменная работа, то работа производится в соответствии с графиком сменности. Соответственно, данный документ является обязательным только в указанном случае.

Согласно ст. 586 Перечня типовых управленческих архивных документов табели (графики), журналы учета рабочего времени хранятся пять лет. Если условия труда работников являются тяжелыми, вредными и опасными, то срок хранения таких документов составляет 75 лет.

  • Документы, относящиеся к воинскому учету граждан. Согласно п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (далее — Закон N 53-ФЗ) на организации обязаны вести воинский учет граждан. Положением о воинском учете (утв. Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719) установлен порядок осуществления воинского учета в организациях, которым предусмотрено направление сведений о гражданах, подлежащих воинскому учету, представление списков в военные комиссариаты и др.

Переписка по воинскому учету работников должна храниться в организации в течение трех лет (ст. 690 Перечня типовых управленческих архивных документов).

  • Приказы (распоряжения). Они издаются Председателем правления ТСН для надлежащего оформления управленческих решений, принимаемых в процессе деятельности ТСН.

Обязательность издания работодателем приказов (распоряжений) установлена Трудовым кодексом РФ (ст. ст. 62, 68, 84.1, ч. 6 ст. 193, ст. ст. 229, 402) и вытекает из функций, осуществляемых Председателем правления ТСН.

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Они распространяются на ТСН.

Общего списка распорядительных документов, которые должны быть в ТСН, нет. Их наличие или отсутствие определяется в зависимости от способа организации труда у работодателя. Например, если Председатель правления ТСН самостоятельно ведет трудовые книжки, в ТСН не издается приказ о назначении ответственного за такую работу; если нет сменной работы, отсутствует приказ об утверждении графика смен и т.д.

Можно привести только примерный список приказов (распоряжений), который формируется на протяжении всей деятельности отдельного работодателя с учетом его специфики:

— приказ (распоряжение) о приеме работника(ов) на работу (формы N Т-1, N Т-1а).

— приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику(ам) (формы N Т-6, N Т-6а).

— приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении) (формы N Т-8, N Т-8а).

Не относятся к приказам, но издаются также на основании унифицированной формы следующие документы:

— приказ (распоряжение) о поощрении работника(ов) (форма N Т-11, N Т-11а).

Для некоторых приказов форма не утверждена, поэтому работодатель разрабатывает ее самостоятельно. К таким приказам относятся:

— приказ о применении дисциплинарного взыскания.

— приказ о снятии дисциплинарного взыскания.

— приказ об изменении штатного расписания.

— приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

— приказ о привлечении работника к сверхурочной работе.

— приказ об оплате сверхурочной работы.

— приказ о предоставлении дополнительного времени отдыха за сверхурочную работу.

— приказ о привлечении работника к работе в выходной или праздничный день.

— приказ о предоставлении другого дня отдыха за работу в праздничный день.

— приказ об утверждении формы расчетного листка.

— приказы об утверждении локальных нормативных актов.

Такие акты могут утверждаться двумя способами: изданием приказа (распоряжения) или проставлением грифа «УТВЕРЖДАЮ» уполномоченным лицом (п. 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст). Издание приказа представляется целесообразнее, поскольку в нем могут содержаться указания отдельным работникам ТСН, разграничиваться их полномочия по реализации норм, содержащихся в локальном нормативном акте, устанавливаться сроки исполнения поручений и др.

Приказы, распоряжения по основной (профильной) деятельности подлежат постоянному хранению, а по личному составу — в течение 75 лет (ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов).

Иные документы. Они должны быть в наличии только в тех случаях, когда какие-либо действия работодателя зависят от волеизъявления работника или предусмотрены нормами законодательства РФ. К таким документам можно отнести:

а) заявления работников, например:

— о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику в возрасте до 18 лет (ч. 3 ст. 122 ТК РФ);

— о выдаче работнику копий документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ);

— об оформлении новой трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине (ч. 5 ст. 65 ТК РФ);

— о расторжении трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию) (ст. 80 ТК РФ);

— о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска, в случае, предусмотренных ч. 2 ст. 124 ТК РФ;

— о предоставлении отпуска по беременности и родам и по уходу за ребенком (ст. ст. 255, 256 ТК РФ);

б) уведомления (извещения и т.п.), которые являются подтверждением обоснованности последующих действий работодателя или работника, например:

— о предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора (ч. 2 ст. 74 ТК РФ);

— о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ);

— о готовности работодателя произвести выплату задержанной заработной платы (ч. 4 ст. 142 ТК РФ);

— о времени начала отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ);

Сроки хранения указанных документов различны. Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов обращения граждан личного характера, в том числе заявления, а также справки, не вошедшие в состав личных дел, хранятся в организации пять лет (ст. ст. 183, 665).

 

 

Документы, обязательные для МЧС

 

Данный раздел посвящен ТСН по типу ТСЖ в многоквартирных домах. Источник: Газета «Искра» Оричевского района Кировской области.

ТСН обязаны иметь:

  1. приказ о назначении лиц, ответственных за ПБ на объекте (п. 4 Правил противопожарного режима в Российской Федерации, утв. постановлением Правительства РФ от 25.04.2012 № 390, далее – ППР);
  2. приказ о порядке и сроках проведения противопожарного инструктажа и прохождения пожарно-технического минимума (ПТМ) (п. 3 ППР);
  3. приказы о назначении лиц, ответственных за проведение вводного противопожарного инструктажа в организации, а также о назначении лиц, проводящих первичный и повторный противопожарные инструктажи (на рабочем месте);
  4. приказы об утверждении программы проведения вводного инструктажа и программы первичного противопожарного инструктажа;
  5. график повторных противопожарных инструктажей;
  6. журнал учета инструктажей по ПБ (п. 3 ППР);
  7. удостоверения о прохождении обучения ПТМ (п. 3 ППР);
  8. приказ об установлении противопожарного режима на объекте;
  9. инструкция о мерах ПБ на объекте (п. 2 ППР);
  10. инструкция о мерах ПБ для каждого пожаровзрывоопасного и пожароопасного помещения производственного и складского назначения, при наличии таких помещений (п. 2 ППР);
  11. декларация ПБ (ст. 6, 64 Технического регламента о требованиях пожарной безопасности, утв. Федеральным законом от 22.07.2008 № 123-ФЗ, далее – Техрегламент);
  12. исполнительная документация на установки и системы противопожарной защиты объекта (п. 61 ППР);
  13. акты проверки систем противопожарной защиты – автоматической пожарной сигнализации, автоматической установки пожаротушения, противодымной защиты, систем оповещения людей о пожаре и управления эвакуацией, противопожарных дверей и т. п., а также договор на техническое обслуживание данных систем с лицензированной организацией (п. 61 ППР) (составляются один раз в квартал);
  14. годовой план-график проведения регламентных работ по техническому обслуживанию и планово-предупредительному ремонту систем противопожарной защиты здания (п. 63 ППР) (составляется ежегодно);
  15. акты огнезащитной обработки сгораемых конструкций кровли (при наличии чердаков, срок действия определяется огнезащитным составом) и акты проверки качества огнезащитной обработки (п. 21 ППР) (при наличии огнезащитных покрытий, составляются не реже двух раз в год);
  16. протоколы эксплуатационных испытаний наружных пожарных лестниц и ограждений кровли здания (п. 24 ППР) (срок действия протоколов – пять лет);
  17. протокол испытаний противопожарного водопровода – при наличии таких сетей (п. 55 ППР) (испытания проводятся два раза в год);
  18. журнал учета наличия, периодичности осмотра и сроков перезарядки огнетушителей, а также иных первичных средств пожаротушения, паспорта на огнетушители (п. 478 ППР);
  19. акт испытания пожарных гидрантов наружной водопроводной сети на водоотдачу (если на балансе организации находятся гидранты, испытания проводятся весной и осенью, но, как правило, пожарные гидранты многоквартирных домов находятся на балансе водоканала);
  20. акты проверок молниезащиты и защиты от статического электричества (высотные здания);
  21. схемы противопожарного водоснабжения и схемы обвязки насосов в помещении насосной станции. На каждой задвижке и пожарном насосе-повысителе должна быть табличка с информацией о защищаемых помещениях, типе и количестве пожарных оросителей (п. 58 ППР) (при наличии такого оборудования);
  22. журнал проверки работоспособности задвижек с электроприводом и пожарных насосов-повысителей (п. 59 ППР) (записи – два раза в год);
  23. сертификаты ПБ на продукцию (материалы), подлежащую обязательной сертификации в области ПБ (пожарные шкафы, рукава, огнетушители, противопожарные двери, огнезащитные составы и т. д.) (п. 70 ППР);
  24. расчеты по определению категорий помещений по взрывопожарной и пожарной опасности, относящихся к категории «В» (п. 20 ППР);
  25. акты проверки огнезадерживающих устройств (заслонок, шиберов, клапанов и др.) в воздуховодах, устройств блокировки вентиляционных систем с автоматическими установками пожарной сигнализации или пожаротушения, автоматических устройств отключения вентиляции при пожаре (при наличии таких устройств периодичность проверок определяется согласно инструкции завода-изготовителя) (п. 49 ППР);
  26. график и акты проведения работ по очистке вентиляционных камер, циклонов, фильтров и воздуховодов от горючих отходов (периодичность работ – не реже одного раза в год) (п. 50 ППР).

 

Кроме того, МЧС требует наличие:

  1. табличек с номером телефона для вызова пожарной охраны, с указанием ответственного за ПБ (п. 6 ППР);
  2. знаков «место для курения» (п. 14 ППР) (в подъездах многоквартирного дома курение допускается только в том случае, если на основании решения общего собрания собственников оборудованы специальные вентилируемые помещения для курения);
  3. знаков обозначения категорий помещений по взрывопожарной и пожарной опасности, а также класса зоны (для электрощитовых и машинных отделений лифтов) (п. 20 ППР).

 

Обращаем Ваше внимание, что речь идет о минимальном перечне, который необходим по закону для обычной работы товариществ. В перечне не учитывается специфика деятельности отдельных товариществ (например, дополнительные документы нужны при смене способа формирования фонда капитального ремонта в многоквартирных домах, при сдаче в аренду общего имущества, при оформлении недвижимости в собственность товарищества и проч.).

 

МЫ ЗНАЕМ, ЧТО ТУТ ЧЕГО-ТО НЕ ХВАТАЕТ …

Требования к ТСН, ТСЖ, СНТ, ОНТ разбросаны по огромному количеству законов. Уверены, что мы что-то упустили. Напишите нам об этом в комментариях, давайте пополнять список вместе!

Коллектив юридической компании Абонент Консалт

27.02.2019

comments powered by HyperComments